Για την άσκηση των πιο πάνω δικαιωμάτων, για αρχεία που τηρούνται από την Αστυνομία, ακολουθείται η πιο κάτω διαδικασία:

1. Γραπτό αίτημα (με επιστολή ή χρήση εντύπου Αστ.159)

Το αίτημα υποβάλλεται γραπτώς από το ίδιο το υποκείμενο των δεδομένων, ή από κατάλληλα εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπό του, με επιστολή προς τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας (Αρχηγό Αστυνομίας) στην οποία θα επεξηγεί συνοπτικά και σε καταληπτή γλώσσα το δικαίωμα που θέλει να εξασκήσει.

Αντί επιστολής, για σκοπούς ευκολίας, μπορεί να γίνει χρήση του Εντύπου Αστ.159, το οποίο θα πρέπει να συμπληρωθεί και να υποβληθεί σχετικά. Το Έντυπο Αστ.159 (επισυνάπτεται υπό μορφή pdf, κατωτέρω).

2. Στοιχεία αιτήματος

Στο αίτημα θα πρέπει να περιλαμβάνονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία ταυτοποίησης, τα οποία είναι:

(α) Ονοματεπώνυμο υποκειμένου

(β) Αριθμός Δελτίου Ταυτότητας ή Διαβατηρίου ή Αριθμός Εγγραφής Αλλοδαπού (ARC).

(α) Το αίτημα πρέπει να συνοδεύεται από τα απαραίτητα αποδεικτικά έγγραφα για σκοπούς επαλήθευσης της ταυτότητας του προσώπου που αφορά το αίτημα, δηλαδή, αντίγραφο του Δελτίου Ταυτότητας ή Διαβατηρίου ή Δελτίου Εγγραφής Αλλοδαπού.

(β) Σε περίπτωση που το αίτημα υποβάλλεται μέσω αντιπροσώπου, το αίτημα, θα πρέπει να συνοδεύεται, πέραν του αποδεικτικού εγγράφου του προσώπου που αφορά το αίτημα (βλέπε παράγραφο (α) ανωτέρω) και από το σχετικό αποδεικτικό έγγραφο αντιπροσώπευσης, δηλαδή: το πληρεξούσιο έγγραφο δικηγόρου ή έγγραφο εξουσιοδότησης με σχετική πιστοποίηση της υπογραφής του εξουσιοδοτούντος(από αρμόδιο πιστοποιών πρόσωπο).

Σε περίπτωση που το αίτημα αφορά ανήλικο πρόσωπο, αυτό θα πρέπει να υποβάλλεται από το πρόσωπο που ασκεί την γονική μέριμνα ή κηδεμονία του ανηλίκου (ανάλογα από την περίπτωση). Όταν η γονική μέριμνα ανηλίκου ασκείται από κοινού, το αίτημα δυνατόν να υποβληθεί από τον ένα γονέα, ωστόσο, αυτό θα πρέπει να υπογράφεται και από τους δύο γονείς.

Σημειώνεται ότι σε περίπτωση που υπάρχουν εύλογες αμφιβολίες σχετικά με την ταυτότητα του προσώπου που υποβάλλει το αίτημα, η Αστυνομία ενδεχομένως να ζητήσει την παροχή πρόσθετων πληροφοριών, για επιβεβαίωση της ταυτότητάς του.

5. Τρόπος υποβολής αιτήματος

Το γραπτό αίτημα μπορεί να υποβληθεί:

- δια χειρός σε οποιοδήποτε Αστυνομικό Σταθμό,

- μέσω ταχυδρομικής αποστολής στην διεύθυνση: Αρχηγό Αστυνομίας, Οδός Αντιστράτηγου Ευάγγελου Φλωράκη, Αρχηγείο Αστυνομίας, 1478 Λευκωσία

- μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου(-email), στην ηλεκτρονική διεύθυνση: police@police.gov.cy

Είναι αποδεκτή η ηλεκτρονική υποβολή του αιτήματος (- email), νοουμένου ότι στο ηλεκτρονικό μήνυμα, υποβάλλονται όλα τα απαιτούμενα έγγραφα (επιστολή ή έντυπο Αστ.159 και συνοδευτικά έγγραφα ταυτοποίησης), σαρωμένα και κατάλληλα υπογραμμένα.

7. Κόστος

Το αίτημα υποβάλλεται χωρίς οποιαδήποτε οικονομική επιβάρυνση.
Σε περίπτωση προδήλως αβάσιμων αιτημάτων ή υπερβολικών, η Αστυνομία, μπορεί να ζητήσει την καταβολή εύλογου τέλους, ή να αρνηθεί να απαντήσει στο αίτημα.

8. Χρόνος εξέτασης αιτήματος

Το αίτημα θα εξετάζεται το συντομότερο δυνατό και όταν είναι εφικτό, εντός προθεσμίας ενός μηνός, από την παραλαβή του αιτήματος. Η προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμη μήνες.